Как использовать онлайн-таблицы для эффективной работы с OKR

Фреймворк OKR (Objectives and Key Results) – это мощный инструмент для планирования и измерения результатов в менеджменте. OKR помогает организациям фокусироваться на своих целях, а также увеличивает эффективность и производительность.

Внедрение OKR становится сильным актуальным трендом. И всем нужен простой инструмент для хранения и управления Целями и Ключевыми Результатами.

Рассматривая инструменты управления OKR, вы окажетесь перед выбором: внедрять специализированный инструмент или использовать онлайн-таблицы.

У ассоциации OKR Russia есть технологические партнеры, которые готовы предоставить вам автоматизированные инструменты для управления всем циклом целеполагания в рамках метода OKR:

Плюсы специализированных инструментов:

– Они позволяют видеть дерево целей.
– Вы можете хранить задачи в связке с целями.
– Автоматизация позволяет вам анализировать прогресс по метрикам во времени.
– Система будет напоминать о необходимости обновить метрики.
– Участники команд могут обновлять метрики через Telegram-бота.
– У вас появится площадка для обсуждения целей и голосования за них.

Минусы:
– Инструменты платные.
– Внедрение любого автоматизированного инструмента – само по себе дополнительный стресс для сотрудников.

Вы можете использовать Яндекс.Таблицы, Google Sheets, Microsoft 365 Excel или любой другой редактор таблиц для управления OKR.

Плюсы такого варианта:
– Практически бесплатно.
– Все сотрудники уже умеют работать с Excel или аналогами.
– Google Таблицы доступны 24/7 из любой точки планеты.
– Вы можете кастомизировать таблицы как угодно (добавлять формулы, раскраску ячеек и т.д.)

Минусы:
– Вы не сможете визуализировать взаимосвязи между OKR разных команд и OKR компании.
– Динамику метрик сложно визуализировать с течением времени.
– Таблицы не будут напоминать вам, что требуется обновить метрики к прогресс-собраниям (чекинам).

На старте внедрения вы до конца не понимаете, подойдет ли вам OKR как метод целеполагания и как он будет выглядеть в итоге. А любое специализированное программное обеспечение, предоставляя множество возможностей, потребует от вас соответствовать его процессам и оставаться в рамках его возможностей.

В сообществе OKR Russia мы выработали рекомендацию пилотировать OKR на онлайн-таблицах. И уже на этапе масштабирования подхода внедрять специализированный софт или плагины целеполагания для системы управления задачами и проектами.

С чего начать?
Чтобы вам было проще начать внедрение в вашу команду или компанию, мы делимся базовым шаблоном:

Как с ним работать на планировании:
– Для каждого нового квартала создайте новый документ.
– Для компании в целом и каждой команды создайте отдельную вкладку.
– После планирования Цели (Objective) поместите в ячейки справа от O1, O2, O3.
– Ключевые Результаты (Key Results) поместите справа от KR1, KR2, KR3 и т.д.
– Начальные значения метрик на старте периода целеполагания запишите в ячейки Starting.
– Целевые значения на конец периода запишите в ячейки Target.
– Уточнения – как считать ключевой результат – запишите в Metric name.
– Если у вас используются бинарные ключевые результаты, то в Metric name должно стоять «да/нет».

Что делать после планирования:
– К чекину OKR-команда обновляет значение ключевых результатов в колонке Check-in.
– А выполненные/плановые задачи или важные примечания заносятся в колонку Notes.
– Формулы в первой колонке и цвет фона ячеек показывает прогресс по ключевым результатам, целям, а также в целом по команде/компании.

Чем компании дополняют этот базовый шаблон по нашему опыту:
а) Ссылка на измерение во внешней системе, например, BI, CRM или ERP, она помещается в колонку Notes.

б) Срез по неделям. Для каждого чекина заводится отдельная колонка, это позволяет видеть динамику ключевых результатов и прогнозировать достижение целей. При желании по этим данным можно построить график.

с) Задачи на отдельных вкладках с привязкой к Ключевому Результату.

Ряд компаний модифицирует шаблон под уникальные особенности своего процесса. Например, Не школа барабанов сделали такую структуру от годовых OKR до месячных ключевых результатов:

Все на одном листе, прозрачно и просто.

Однако, такой вариант требует суперфокусировки и небольшого количества OKR, иначе таблица становится необозреваемой. А ряд компаний затрудняются сформулировать метрические ключевые результаты, изменение которых они увидят на месячном интервале.

После пилота можете смело внедрять инструмент, разработанный специально для управления OKR.

Приведём список из 15 полезных вопросов, на которые надо ответить для выбора софта:

1. Сколько сотрудников будет применять OKR по завершении масштабирования?
2. Интерфейс должен на русском языке?
3. Для кого в первую очередь предназначены OKR: топ-менеджеров или команд?
4. Нужна ли геймификация?
5. Нужна ли интеграция с мессенджерами?
6. Можно ли проводить чекины еженедельно?
7. Есть ли историчность метрик?
8. Позволяет ли софт визуализировать связи между OKR?
9. Поддерживается ли W-model согласования снизу вверх и сверху вниз?
10. Нужны ли кросс-функциональные OKR?
11. Можно ли добавлять комментарии и вести в них обсуждение?
12. Есть ли работа с мобильного устройства?
13. Какие типы KR поддерживает система (бинарные, вехи, output/outcome-метрики)?
14. Какие варианты авторизации доступны?
15. Можно ли интегрироваться с внешними источниками?

P.S.

В качестве послесловия хочется привести интересный факт: компании Google и Авито, которые одни из первыми внедрили OKR у себя, до сих используют Google Таблицы для ведения OKR.

Приходите на курс Мотивация к целям бизнеса с помощью OKR, чтобы приземлить OKR на вашу компанию и попробовать его на практике. На нем мы делимся инструментами для формирования и согласования OKR, оценки его качества.

Авторы статьи

Андрей Гирин
За последние годы Андрею посчастливилось работать на разных ролях — руководитель проектов, руководитель разработки, агент изменений, Scrum-мастер и RTE. Каждая роль позволяла ему взглянуть на разработку цифровых продуктов под разными углами и на практике выявить плюсы и минусы различных подходов к управлению.

Константин Хохрин
Помогаю вырабатывать и исполнять стратегию с помощью практик:

• Адаптивная стратегия.
• OKR.
• SAFe.

Опыт внедрений в банках, телеком, ритейл, финтех и производственных компаниях.
Организатор конференций OKR Russia, Enterprise Agile Russia.