Статьи про OKR

Как использовать онлайн-таблицы для эффективной работы с OKR

Фреймворк OKR (Objectives and Key Results) – это мощный инструмент для планирования и измерения результатов в менеджменте. OKR помогает организациям фокусироваться на своих целях, а также увеличивает эффективность и производительность.

Внедрение OKR становится сильным актуальным трендом. И всем нужен простой инструмент для хранения и управления Целями и Ключевыми Результатами.

Рассматривая инструменты управления OKR, вы окажетесь перед выбором: внедрять специализированный инструмент или использовать онлайн-таблицы.

Специализированные инструменты

У ассоциации OKR Russia есть технологические партнеры, которые готовы предоставить вам автоматизированные инструменты для управления всем циклом целеполагания в рамках метода OKR:
Плюсы специализированных инструментов:

– Они позволяют видеть дерево целей.
– Вы можете хранить задачи в связке с целями.
– Автоматизация позволяет вам анализировать прогресс по метрикам во времени.
– Система будет напоминать о необходимости обновить метрики.
– Участники команд могут обновлять метрики через Telegram-бота.
– У вас появится площадка для обсуждения целей и голосования за них.

Минусы:
– Инструменты платные.
– Внедрение любого автоматизированного инструмента – само по себе дополнительный стресс для сотрудников.

Онлайн-таблицы

Вы можете использовать Яндекс.Таблицы, Google Sheets, Microsoft 365 Excel или любой другой редактор таблиц для управления OKR.

Плюсы такого варианта:
– Практически бесплатно.
– Все сотрудники уже умеют работать с Excel или аналогами.
– Google Таблицы доступны 24/7 из любой точки планеты.
– Вы можете кастомизировать таблицы как угодно (добавлять формулы, раскраску ячеек и т.д.)

Минусы:
– Вы не сможете визуализировать взаимосвязи между OKR разных команд и OKR компании.
– Динамику метрик сложно визуализировать с течением времени.
– Таблицы не будут напоминать вам, что требуется обновить метрики к прогресс-собраниям (чекинам).

Что выбрать для управления OKR?

На старте внедрения вы до конца не понимаете, подойдет ли вам OKR как метод целеполагания и как он будет выглядеть в итоге. А любое специализированное программное обеспечение, предоставляя множество возможностей, потребует от вас соответствовать его процессам и оставаться в рамках его возможностей.

В сообществе OKR Russia мы выработали рекомендацию пилотировать OKR на онлайн-таблицах. И уже на этапе масштабирования подхода внедрять специализированный софт или плагины целеполагания для системы управления задачами и проектами.

Управление OKR с помощью онлайн-таблиц

С чего начать?
Чтобы вам было проще начать внедрение в вашу команду или компанию, мы делимся базовым шаблоном:
Как с ним работать на планировании:
– Для каждого нового квартала создайте новый документ.
– Для компании в целом и каждой команды создайте отдельную вкладку.
– После планирования Цели (Objective) поместите в ячейки справа от O1, O2, O3.
– Ключевые Результаты (Key Results) поместите справа от KR1, KR2, KR3 и т.д.
– Начальные значения метрик на старте периода целеполагания запишите в ячейки Starting.
– Целевые значения на конец периода запишите в ячейки Target.
– Уточнения – как считать ключевой результат – запишите в Metric name.
– Если у вас используются бинарные ключевые результаты, то в Metric name должно стоять «да/нет».

Что делать после планирования:
– К чекину OKR-команда обновляет значение ключевых результатов в колонке Check-in.
– А выполненные/плановые задачи или важные примечания заносятся в колонку Notes.
– Формулы в первой колонке и цвет фона ячеек показывает прогресс по ключевым результатам, целям, а также в целом по команде/компании.

Чем компании дополняют этот базовый шаблон по нашему опыту:
а) Ссылка на измерение во внешней системе, например, BI, CRM или ERP, она помещается в колонку Notes.
б) Срез по неделям. Для каждого чекина заводится отдельная колонка, это позволяет видеть динамику ключевых результатов и прогнозировать достижение целей. При желании по этим данным можно построить график.
с) Задачи на отдельных вкладках с привязкой к Ключевому Результату.
Ряд компаний модифицирует шаблон под уникальные особенности своего процесса. Например, Не школа барабанов сделали такую структуру от годовых OKR до месячных ключевых результатов:
Все на одном листе, прозрачно и просто.

Однако, такой вариант требует суперфокусировки и небольшого количества OKR, иначе таблица становится необозреваемой. А ряд компаний затрудняются сформулировать метрические ключевые результаты, изменение которых они увидят на месячном интервале.

А если мы переросли онлайн-таблицы?

После пилота можете смело внедрять инструмент, разработанный специально для управления OKR.

Приведём список из 15 полезных вопросов, на которые надо ответить для выбора софта:

  1. Сколько сотрудников будет применять OKR по завершении масштабирования?
  2. Интерфейс должен на русском языке?
  3. Для кого в первую очередь предназначены OKR: топ-менеджеров или команд?
  4. Нужна ли геймификация?
  5. Нужна ли интеграция с мессенджерами?
  6. Можно ли проводить чекины еженедельно?
  7. Есть ли историчность метрик?
  8. Позволяет ли софт визуализировать связи между OKR?
  9. Поддерживается ли W-model согласования снизу вверх и сверху вниз?
  10. Нужны ли кросс-функциональные OKR?
  11. Можно ли добавлять комментарии и вести в них обсуждение?
  12. Есть ли работа с мобильного устройства?
  13. Какие типы KR поддерживает система (бинарные, вехи, output/outcome-метрики)?
  14. Какие варианты авторизации доступны?
  15. Можно ли интегрироваться с внешними источниками?

P.S.

В качестве послесловия хочется привести интересный факт: компании Google и Авито, которые одни из первыми внедрили OKR у себя, до сих используют Google Таблицы для ведения OKR.

Приходите на курс Мотивация к целям бизнеса с помощью OKR, чтобы приземлить OKR на вашу компанию и попробовать его на практике. На нем мы делимся инструментами для формирования и согласования OKR, оценки его качества.

Авторы статьи

Андрей Гирин
За последние годы Андрею посчастливилось работать на разных ролях — руководитель проектов, руководитель разработки, агент изменений, Scrum-мастер и RTE. Каждая роль позволяла ему взглянуть на разработку цифровых продуктов под разными углами и на практике выявить плюсы и минусы различных подходов к управлению.

Константин Хохрин
Помогаю вырабатывать и исполнять стратегию с помощью практик:
Опыт внедрений в банках, телеком, ритейл, финтех и производственных компаниях.
Организатор конференций OKR Russia, Enterprise Agile Russia.

2023-03-06 21:28