Онлайн-инструменты для совместного OKR-планирования на сотни человек

Начнем с проблематики. Выше топ-5 самых частых причин, с которыми приходят клиенты, когда говорят: "Помогите внедрить OKR". Хорошая новость: 4 из 5 описанных проблем (отмечены на изображении выше оранжевым цветом) закрываются инструментом Big Room Planning, о котором пойдет речь в статье. Поэтому если вы узнали свой кейс, рекомендую прочитать материал полностью, в конце вас ждут полезные шаблоны для организации сессии в своей компании.

Проблема № 1. Больше 70% заказчиков обозначают главную проблему так: "У нас отличная стратегия, но скорость ее реализации страдает, и мы не знаем, что с этим делать".

Проблема № 2. На втором по популярности месте запрос — в компании очень мало людей, которые знают стратегические приоритеты. Из этого мы можем сделать закономерный вывод, что если таких людей мало, значит, к достижению целей стремится очень небольшое число специалистов внутри организации. Статистика из исследования Школы менеджмента Слоуна MIT (прим. ред. - Massachusetts Institute of Technology) говорит сама за себя:

Проблема № 3. Рассогласование целей, когда каждый бежит за своими целями и метриками, а общие бизнес-цели не достигаются.

Проблема № 4. Перейти от Run (прим. ред. - Run the Business, операционная деятельность) к Change (прим. ред. - Change the Business, развитие бизнеса) и сфокусироваться на развитии. Менеджмент осознает, что если всё останется без изменений и ресурсы организации будут брошены только на решение операционных задач, то конкуренты просто "съедят" компанию. Поэтому нужно бежать быстрее и стремиться опережать инициативы своих оппонентов.

Проблема № 5. Люди не разделяют цели компании, которые спускаются руководством. Специалисты просто выполняют свои задачи без мотивации и вовлеченности, так как не видят ценности в спущенных сверху целях и планах. Исследование Института Кови подтверждает этот тезис:

Теперь давайте обратимся к матрице внедрения OKR Фелипе Кастро и посмотрим на исследуемый инструмент с другой стороны. Что это за матрица? OKR-эксперт Фелипе Кастро (см. подробнее в книге OKR для начинающих) разложил все принципы и инструменты OKR на 12 блоков, таким образом, нам доступна полная картина возможностей OKR. Согласно предложенной матрице, Big Room Planning закрывает 7 из 12 блоков, это очень мощный инструмент:

1. Agile-цели и Простота. Мы имеем дело с легковесным, бережливым процессом, построенным на принципах Agile и Lean. Но именно в этом и заключается главная сложность: упростить сложную систему, структуру или процесс. Не менее важно, что Agile-цель ставится на короткий интервал времени и отслеживается каждые 1-2 недели, чтобы избежать таких ситуаций, когда цель поставили, но потом про нее забыли.
2. Вовлечение. Проведение Big Room Planning подразумевает прямое участие сотрудников в целеполагании, они получают возможность понять стратегические цели, предложить свою идею по ее достижению. Когда мы работаем над развитием в условиях неопределенности очень важно вовлечь в целеполагание профильных специалистов (разработчики, дизайнеры, проектировщики новых продуктов и процессов и т.д.), которые лучше знают процессы и ситуацию на рынке, чем их руководители.
3. Прозрачность. Все, что происходит на сессии публично, а результат обычно выкладывается в общий доступ.
4. Всесторонняя согласованность. В случае горизонтальной согласованности разные команды и подразделения синхронизируются по целям или даже ставят кросс-функциональные, кросс-командные цели. Вертикальная согласованность обозначает, что цели наших команд должны быть наилучшим образом вложены в стратегию, которую презентует топ-менеджер.
5. Растяжимые цели. Цели должны быть достаточно амбициозными, чтобы люди стремились к ним. Тут важно не переборщить с "растяжкой" (см. подробнее в статье Амбициозные и реалистичные цели), иначе люди потеряют мотивацию стремиться к ним.

В "доковидную" эпоху формат мероприятия был следующим: вы запускаете всех людей на 1-2 дня в просторный конференц-зал и качественно организуете их коммуникацию. Благодаря тому, что они находятся в одном пространстве и бизнес-контексте, видят общие цели компании, смежные цели команд и получают быструю обратную связь, по итогам сессии мы имеем согласованные цели, которые понятны, измеримы и разделяются всеми участниками. Согласитесь, выглядит ценно, просто и легковесно.

В 2020 году, когда мир изменился, мы освоили новые инструменты, такие как Zoom и Miro. И с точки зрения online-коммуникаций они творят настоящие чудеса, приближая уровень взаимодействия, который необходим для мозгового штурма, к уровню живого общения. Однако, в них теряется элемент социализации. Если у вас есть возможность выбрать между онлайн- и офлайн-форматом мероприятия, выбирайте офлайн.

Вне зависимости от выбранного формата первое, что нужно будет сделать — найти XXXL-фасилитатора.

Это должен быть человек с отличным опытом фасилитации, в том числе общения с бизнесом, он должен уметь разбираться в бизнес-модели компании. И если вы чувствуете, что внутри экспертизы нет, не стесняйтесь черпать ее снаружи. Обратитесь к сертифицированным тренерам, если нужна помощь в проведении.

Что должен делать этот человек? Разберем организационные и технические моменты.

Организационные задачи:

• Понять основную цель мероприятия: для чего мы собираемся, и какими должны быть ключевые результаты сессии.
• Обсудить с заказчиками встречи список участников: кого лучше позвать на полный день, а кого подключить частично.
• Разработать программу сессии. При этом у фасилитатора должен быть готов вариант А — по нему мы бежим при плановом развитии событий, вариант B — на случай возникновения каких-либо изменений или накладок, и даже С — если все пойдет по абсолютно другому сценарию.
• Пригласить всех на мероприятие заранее. Мы говорим про 1-2-ухдневную сессию, которая требует от участников значительного времени, таким образом, оптимальным будет их уведомить за 1-1,5 месяца до даты сессии.
• Продумать тайминг и следить за его соблюдением в рамках сессии.
• Выработать рабочие соглашения и подтвердить их с участниками.
• Проконтролировать подготовку стартовых презентаций, чтобы погрузить участников в цели компании и бизнес-контекст. Хорошей практикой считается запись таких презентаций на случай, если представитель бизнеса вдруг не сможет провести ее самостоятельно в день мероприятия.
• Провести брифинг фасилитаторов команд, чтобы они могли последовательно направлять команды к достижению нужного результата.

Технические задачи:

• Продумать и подготовить доску Miro или аналогичный инструмент. На доске должны быть рабочие области команд плюс совместные области для всех участников. Ниже в статье вы найдете ссылку на шаблон такой доски.
• Zoom-комнаты для команд, виртуальные переговорные, комната для заинтересованных лиц.

Комнаты для команд понадобятся, чтобы участники могли спокойно работать по аналогии с очным форматом, обсуждать свои цели и задачи. При необходимости участники могут переместиться в отдельную виртуальную переговорную, чтобы не мешать другим членам команды и иметь возможность обсудить, например, кросс-командный OKR (см. подробнее в статье Суперсила OKR - кросс-функциональность) или зависимость по задачам. Также рекомендую сделать несколько переговорных для заинтересованных лиц, чтобы команды знали, где их можно найти, если они "не путешествуют" по комнатам.

И что крайне важно — продумайте резервный канал коммуникации. Если возникнут технические накладки с Zoom (а такое бывает), у вас должна быть возможность переключиться на Microsoft Teams, Google Meet или другое средство видеосвязи.

На изображении ниже доступен дизайн мероприятия, который вы можете использовать в качестве отправной точки в своей компании. Самое главное — не потерять ключевой смысл. Помните, что ваша задача — собрать всех вместе, дать возможность быстро обмениваться обратной связью и выработать согласованный набор целей.

Примечание: в этой версии дизайна сессия проводилась онлайн и была разбита на 2 дня с интервалом в 2 дня (понедельник и четверг), чтобы участники могли между 1-ой и 2-ой частями обдумать моменты, возникшие в понедельник. Второй целью разъединения была необходимость дать командам возможность передохнуть от долгого непрерывного онлайн-общения.

Презентация черновика целей
С чего начинается такая сессия? Обычно это презентация OKR компании, подразделения или бизнес-юнита. После необходимо получить обратную связь: на очной сессии участники оставляют ее на стикерах, в онлайн-формате тянут руку в Zoom. Важно, чтобы обратная связь действительно дошла, чтобы участники не боялись задавать топ-менеджменту открытые или даже каверзные вопросы, научились доверять друг другу и были заряжены на достижение этих стратегических целей.

Работа внутри команд и синхронизация
После презентации участники переходят к обсуждению в командах. Каждая команда собирает свои цели и продумывает верхнеуровневый план, каким образом она достигнет этой цели. Важно понимать, что это черновой план, который может меняться в течение квартала. Задача команд — в каждом месяце обозначить ключевые действия, которые они будут предпринимать, чтобы достичь этих целей.

Почему это важно? Во-первых, нам нужно получить подтверждение, что эти планы реализуемы и у нас есть некоторая уверенность. Во-вторых, необходимо синхронизироваться с разными командами. Это особенно важно в контексте крупных компаний, так как здесь большое значение имеют зависимости между командами. OKR — это амбициозные цели, ключевые метрики, но когда начинается стадия синхронизации между командами, мы обязательно идем на уровень конкретных инициатив, проектов и задач.

Визуализация зависимостей и распределение мощностей

Выше вы видите пример, как выглядит подобная доска зависимостей, которую мы строим на офлайн- и онлайн-сессиях. Схемы рисуются самими командами, а задача фасилитатора — найти нужных людей, подсветить возможные пробелы в договоренностях и преодолеть имеющиеся барьеры, замкнуть их друг на друга и убедиться, что стикеры, взаимосвязывающие работу команд, появились на этой доске.

Что еще важно на ней зафиксировать? Полезно отображать ключевые вехи, которые нас ожидают в текущем квартале. Например, запуск новой версии продукта, бизнес-процесса или запуск программы лояльности — это некие опорные вещи, которые важны для всей компании или множества команд. Важный момент: если по какой-то причине на сессии не присутствуют участники, отвечающие за инфраструктуру, хорошей практикой будет выделить эти задачи, если от них зависит ваша команда, отдельной строкой на доске зависимостей.

Еще один полезный инструмент на доске — Capacity Allocation или распределение мощности команды (круговые диаграммы справа в онлайн-версии доски). Фактически это своеобразный визуальный радар, на котором команды отражают, какой процент своей мощности они отводят на OKR, а какой оставляют на операционку. С точки зрения прозрачности подобная практика крайне актуальна для всех команд, она позволяет наглядно отразить на графике, кто непосредственно планирует работать над OKR в течение квартала.

После того, как мы собрали черновик, начинается этап презентации и сбора обратной связи на полученные от команд OKR. Крайне важно зафиксировать обратную связь и 1) либо учесть ее; 2) либо аргументировать, почему она отклонена и не будет отработана.

Разбор рисков и голосование за уверенность в достижении целей

В конце сессии мы проводим совместный разбор рисков, используя подход ROAM:

• R — Resolved. Превращаем риск в задачу сразу в рамках текущей сессии.
• O — Owned. Через открытые вопросы и вовлечение выявляем участников, которые готовы взять ответственность за этот риск и его решение.
• A — Accepted. Категория рисков, которые в силу разных причин мы просто принимаем и имеем в виду.
• M — Mitigated. Утверждаем планы смягчения этих рисков: что и кто будет делать при возникновении конкретного риска, чтобы снизить его негативное влияние.

На завершающем этапе сессии проводится голосование методом пяти пальцев, которое позволяет убедиться, что все принимают и разделяют будущие планы:

• Максимальная степень уверенности — 5 пальцев.
• Хорошая твердая убежденность в достижении целей (80%+) — 4 пальца.
• Средняя уверенность — 3.
• 1 или 2 означают, что мы потратили день впустую, собранные OKR не могут быть приняты и необходимо полностью повторить всю итерацию.

Основная роль фасилитатора — через открытые вопросы определить, почему некоторые участники поставили 1 или 2. Ведущий сессии должен выявить, какие риски они видят и каким образом необходимо изменить план, чтобы их снизить. Важно попробовать дотянуть их до степени уверенности "3", хотя в моей практике были участники, которые даже после разбора причин оставляли единичку или двойку.

Работа с фасилитаторами команд

Чтобы все работало как часы, ведущему фасилитатору сессии недостаточно просто подготовиться и дальше наблюдать за процессом. Каждые полчаса он собирает фасилитаторов команд и прогоняет их по четкому фрейму, через заранее определенный список вопросов:

• понимает ли команда стратегические цели?
• есть ли понимание, как команда может на них влиять?
• понятен ли процесс планирования на сегодня?
• выработали Цели (Objective в OKR)?
• выбрали Метрики роста (Key Results в OKR)?
• задали стартовое и конечное значение метрик?
• создали черновик дорожной карты инициатив?
• синхронизировались со смежниками?
• если есть конфликты приоритетов, то обсудили с представителями бизнеса?
• проработали риски?

Почему это важно? Такой подход позволяет динамично и последовательно двигаться к главным целям сессии, не теряя фокус в течение дня. В том случае, если команды забуксовали на каком-то этапе и им требуется помощь, фасилитаторы команд могут вовремя подсветить этот момент, поставив стикер красного цвета напротив конкретного вопроса.

Ретроспектива сессии

На изображении ниже вы можете увидеть, как ретроспектива сессии проходит в офлайн- и онлайн-формате.

Цель ретроспективы — дать возможность всем участникам высказаться, что бы они сделали аналогичным образом на следующей сессии планирования, а что они предлагают изменить в формате с точки зрения состава участников, тайминга, обеда, условий работы и т.д. Традиционно на этом этапе проводим голосование, чтобы определить, какие поинты в первую очередь должны быть приняты во внимание и отработаны.

В завершение делюсь шаблоном доски в Miro, которую детально разобрал в этой статье. Он включает все необходимые элементы: программу и архитектуру залов, доски с OKR компании и зоной для обратной связи, доску зависимостей и OKR команд, доску для фасилитаторов, разбор рисков, голосование за доверие плану и ретроспективу сессии. Резюмируя, напомню, что этот очень мощный инструмент помогает OKR-мастерам в контексте средних и крупных компаний определить и согласовать амбициозные цели и последовательно двигаться к их достижению.

Этот инструмент является одним из семи, которые мы разбираем на курсе Запуск OKR для развития команды, продукта и бизнеса.

Приходите, чтобы их попробовать и приземлить OKR-подход на вашу компанию, продукт или команду.

Автор: Константин Хохрин